Актуальные идеи для малого бизнеса с нуля
Идеи для бизнеса
» » Правила переезда в новый офис

Правила переезда в новый офис




Переезд в новый офис , независимо от того, с чем он связан: с расширением фирмы или поиском более дешевой аренды, – самое настоящее стихийное бедствие. Уверена, что многие предприниматели включили бы такое условие во все свои договоры в пункт про форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.
Переезд чреват не только потерей документации, но и клиентов и, что самое страшное репутации, поэтому относиться к переезду в новый офис нужно со всей серьезностью. Надеюсь, что предложенные ниже советы помогут вам это сделать максимально безболезненно как для самой фирмы, так и для ее сотрудников.
Сами или с усами
Первое, что необходимо сделать, это определиться – осуществите вы переезд самостоятельно или с помощью мувинговой компании . Поясняю, в мувиноговой компании работают муверы - это такие опрятно одетые трезвые грузчики с повышенными коммуникативными навыками, хорошо развитой смекалкой, со всем необходимым для переезда инвентарем и большим опытом в подобных делах. Как правило, мувинговые компании предоставляют не только упаковщиков, переносчиков, транспорт с водителями, но и сетевых администраторов, уборщиков, и всех-всех-всех, кто может понадобиться в столь ответственный момент.
Резоны воспользоваться услугами такой компании найдутся практически у всех, а вот острая необходимость не у каждого. Без муверов не обойтись большому офису в прямом смысле этого слова и, напротив, маленькому, состоящему из трех бухгалтерши и офис-менеджера.
Если в вашем коллективе больше 10 и меньше 30 человек (стандартный вариант для малого бизнеса), но он практически на 100% состоит из нежных кисейных барышень, это еще не повод тратиться на переезд с королевским размахом. Папки они в состоянии упаковать самостоятельно, отключить и подключить сеть можно вызвав вашего постоянного IT-шника, разобрать и собрать мебель можно поручить 2-3-м сотрудникам мужского пола, а нанять машину и пару грузчиков не составит никакого труда. Как известно, женщины обожают перестановки, так что, если разойдутся, не только счет-фактуры, но и стеллажи погрузят не хуже любого грузчика. Поверьте, дома эти хрупкие создания передвигают шкафы-купе по два раза на дню…Но мы сейчас не об этом.
Итак, переезжать своими силами или с помощью специальной компании, вы уже определились, переходим к комплексу предупредительных мер.
Правила хорошего тона при переезде
Непрерывность деятельности компании – это основной принцип в организации всех переездов, и весь комплекс предупредительных приемов направлен на то, чтобы переезд не сказался на деятельности компании никаким образом. Для этого необходимо предпринять ряд соответствующих мер:
Предварительно уведомить всех своих партнеров, поставщиков, клиентов о дате планируемого переезда. Это можно сделать с помощью электронной почты, обзвона или заметить к слову при личной встречи.
Постараться отменить или перенести всевозможные платежи и поступления на вас расчетный счет. Имейте в виду, операционистки становятся особенно злы, придирчивы и мстительны, когда из-за вашей забывчивости им приходится помещать вас в картотеку, а потом обратно; или проводить платежку после окончания операционного дня, или принимать у вас ее печатный вариант, сканировать его, по причине отсутствия у вас доступа к клиент-банку и т.д. и т.п.
По тем же самым соображениям дату переезда стоит согласовать с бухгалтерией. Боюсь, что ваши взгляды на этот вопрос могут не совпасть, если вы выберете конец месяца или квартала для столь знаменательного события.
Для оставшихся в неведении клиентов отправьте секретаря или любого сотрудника с табуретом и телефонным аппаратом в новый офис. Естественно, о подключении телефонной линии следует позаботиться заранее.Кстати, отключение и подключение компьютеров, факсов, интернета производиться в последнюю очередь, а подключение – в первую.
Вывеска – вот о чем забывает большинство в момент переезда, не забудьте ее не только снять, но и повесить в новом месте, предварительно согласовав ее место с арендодателем.
Вышеуказанные меры позволят вам хоть в какой-то степени нивелировать неудобства, созданные переездом.
План переезда
1. Необходимо составить план помещения с расположением всех рабочих мест.
План расстановки должен быть строго привязан к проведенным в новом офисе коммуникациям для подключения телефонов, сети, интернета, а также требованиям различных контролирующих организаций, например, противопожарной службы, которая блюдет, чтобы ширина прохода была не менее не менее 1,5 м.
2. Ознакомление сотрудников с планом.
После составления плана будущего офиса можете смело отдавать его коллективу на растерзание. Они за 1-2 дня должны договориться между собой, кто, где и за каким столом будет сидеть. Вам сдается уже готовый подписанный вариант, с полным описанием каждого рабочего места. Поясняю. Каждое рабочее место подписывается Иванов или Петров, ниже указывается, что «принадлежит» именно этому сотруднику: какой монитор, стол, кресло, органайзер, калькулятор и корзина для мусора. Если у вас пока еще не проведена инвентаризация – то самое время ею заняться.
Как первыми люди ищут себя на фотографиях, таки на плане будущего офиса они ищут самое им близкое и важное, а именно места дислокации микроволновки, холодильника, кулера и курилки, кому, что приоритетнее. Сделайте приятно коллективу, обозначьте эти объекты. Кстати, попросите накануне освободить холодильник от продуктов и многочисленных бутылок, только это стоит делать в конце рабочего дня, сами понимаете почему.
3. Назначение ответственного лица.
Естественно главным разводящим будете Вы собственной персоной, за документацию пусть отвечает главный бухгалтер, а за мебель – кладовщик, менеджер или просто самый ответственный сотрудник. Скажу сразу, потерь не избежать, не потому, что в процессе переезда вы что-то потеряете, как раз, наоборот, во время подготовки многого не найдете, а может и отыщите ту самую платежку или декларацию, - кому как повезет. В любом случае все нужно оформлять актом приемки передачи, причем не лениться составить опись к каждой папке. В описи обязательно указать из какого подразделения документы и ФИО ответственного за них лица, тогда в новом офисе все бумаги быстро найдут своего хозяина. Переезд - отличное время для инвентаризации. На каждую коробку приклеить скотчем опись в файле и по ней уже распаковывать.
4. Упаковка и сортировка вещей.
Упаковка – это целая наука. Распечатайте специальные значки-обозначение или купите наклейки, запаситесь широким скотчем, коробками, пакетами и разноцветными стикерами. Все болтики от столов, стульев и тумбочек приклеиваем в пакетике к одной из частей предмета мебели. Шнуры от мониторов, системных блоков, принтеров и факсов также подписываются стикером и обматывается скотчем.
Вы должны знать, что можно перевозить рабочее место одного сотрудника целиком в одной коробке или упаковке, а можно по частям, когда папки в одной коробке, органайзеры в другой, а клавиатуры и мыши в третьей. Все зависит от комплектности или разномастности офисной мебели и аксессуаров.
В каждом, даже самом маленьком офисе есть кофеварка, картины, цветы, вазы, зеркала, быть может, даже аквариум и любимый фарфоровый чайный сервиз шефа для переговоров. Чтобы все это довезти целым и невредимым, продумайте заранее для них методы транспортировки.
Содержимое сейфа заберите на время переезда, а еще лучше вместе с сейфом – целее будет. Директору лучше забрать на время переезда диски с базами данных и драйверами к оборудованию. По завершению расстановки всего скарба завезете обратно в новый офис. Завершить переезд должна генеральная уборка, которую лучше поручить клининговой компании, тогда ваш новый офис заблестит с иголочки.
Переезд в новый офис это настоящее испытание не только для дел фирмы, но и для коллектива, продуманный план переезда и хорошая его организация сплотит всех сотрудников лучше любого дорогостоящего бизнес-треннинга. Успехов в переезде!
Контакты:
Адрес: Товарная, 57-В, 121135, Москва,
Телефон:+7 971-129-61-42, Электронная почта: contact@lossless.ru идеи для бизнеса с нуля
Правила переезда в новый офис

Опубликовано 10.01.2018, автором , в разделе Идеи

деньги в кредит онлайн

возможно вас заинтересуют другие предложения:
Правила переезда в новый офис ...

переезд в новый офис , независимо от того, с чем он связан: с расширением фирмы или поиском более дешевой аренды, – самое настоящее стихийное бедствие. уверена, что многие предприниматели включили бы такое условие во

20 фото, доказывающих, что морские глубины — самое страшное место на Земле...

Океан – странное и загадочное место, в котором обитают сущности, не подвластные человеческому разуму. Мы изучаем их, а они… нас. Недаром в древности океан ассоциировался у людей с адской бездной, а в…

Аренда коммерческой недвижимости:что, где, как...

итак, согласно гк рф предметом аренды может быть любой объект недвижимости. при этом есть выбор: заключить договор аренды только на нежилое помещение, либо заключить договор аренды имущественного комплекса, который вы

15 признаков того, что вы рождены стать предпринимателем ...

1. они не принимают ничего как данность предприниматель никогда не скажет: «ну, так уж это устроено». им не кажется, что мир обязан оставаться таким, как есть. концепции меняются. физические законы можно подчинить себе.

15 самых частых системных ошибок Windows и способы их решения...

Устраняем ошибки Windows Windows – наиболее популярная операционная система, которую используют 92% пользователей компьютеров и ноутбуков. И каждый из них хотя бы раз сталкивался с одним или не…

Наша семейная рабыня...

Она прожила с нами 56 лет. Она бесплатно нянчила меня и моих братьев и сестер. Мне было 11 лет, и я был обычным американским ребенком, когда я понял, что это — рабство. Пепел лежал в черной пластмасс…

«Москва стала городом не для машин, а для людей»...

Марат Хуснуллин о градостроительном развитии столицы, программе реновации и создании уникальных объектов. 2017-й год стал знаковым для всего московского стройкомплекса.…

Марат Хуснуллин: «Москва стала городом не для машин, а для людей»...

Марат Хуснуллин о градостроительном развитии столицы, программе реновации и создании уникальных объектов. 2017-й год стал знаковым для всего московского стройкомплекса.…

Дети — цветы жизни? Прополка и удобрение. Личные наблюдения...

Последние 3 года я работаю педагогом дополнительного образования и постоянно общаюсь с детьми и молодежью (с молодежью работаю уже давненько, но не имея статуса педагога). И хочу вас заверить, несмот…

Бизнес идея: Служба переездов...

#услуги@svoi_bizначальный капитал: #до100тыс@svoi_biz многие люди, мечтающие начать свое дело, часто не могут определиться с идеей бизнеса, которую бы можно было бы реализовать. некоторых останавливает страх перед

Как составить договор аренды недвижимости правильно...

подробная инструкции о том, как правильно составить договор аренды недвижимости и избежать роковых ошибок. здесь рассмотрены все аспекты арендных правоотношений, что позволит должностным лицам субъектов хозяйствования

вверх